最初に…
本記事は、noteの別アカウントで公開していた記事です。今回、アカウントを統合したため、本アカウントに記事を移行しました。
移行に伴い若干内容の変更を行なっています。

はじめに

令和元年5月1日より当市ではRPAを本格導入し、各種業務への活用を行っている。
RPAの検討は、平成30年8月頃より開始した。RPAとは何かも知らない状態からRPA製品の調査、RPA製品の試用、庁内でのRPAの説明、RPAの活用が可能な業務の調査及び決定、RPAシナリオを作成し試行を実施し、今、本格導入に至っている。
当市でRPAの検討を行うに当たり、先進自治体である茨城県つくば市の「RPAを活用した定型的で膨大な業務プロセスの自動化共同研究実績報告書（2018年5月つくば市、NTTグループ）」の報告書は非常に有益であり、この報告書があったからこそ、現在の当市の動きがあるものと深く感謝している。
当市では、これまでRPAの推進を委託企業の力を借りることなく内製で行ってきた。ここまできた道には、様々な課題があり、その都度、前述の報告書を参考にし、内部で進め方を検討し対応してきた。その結果、RPAを推進する手順が確立されつつある。
前述の報告書が当市にとって有益であったように、このような情報を共有することは同様の取り組みを検討している他の自治体に有益でないかと考えている。
そこで、当市におけるRPA推進に関する取り組みをまとめ、オープンデータとして公開するものである。

RPAの取り組みの経過（まとめ）

当市におけるRPAの導入の検討から本格導入までの経過を以下にまとめて示す。なお、以下の作業は、進め方、説明用資料の作成、業務ヒアリング、シナリオの作成など、すべて市職員のみで行なった。

◾️平成30年8月 PoC（Proof of Concept：概念実証）第一段階の実施
RPAの調査研究を開始しPoC第一段階として、情報推進課内部事務でRPAシナリオを作成し試行を行い結果を評価した。

◾️平成30年9月　PoC第二段階の実施
RPAの活用が可能と思われる課（5課：保険年金課、市民税課、資産税課、債権管理課、市民課）にRPAの説明を行いRPAの活用が可能と思われる業務の洗い出しを依頼した。
さらに、行政内部事務を行う2課（2課：財政課、職員課）にRPAの活用が可能と思われる業務の提出を依頼した。

◾️平成30年10月　RPA製品の評価の実施
評価対象は「設定型RPA」とし、導入事例の多い2製品を評価した。当市が想定する活用方法をより満足する製品としてUiPathを選定した。

◾️平成30年11月　RPAの試行として対象課を選定
試行としてどこかの課を対象に徹底的にRPAを活用する計画。対象課としてRPAの活用に積極的である保険年金課を対象にした。
保険年金課の全職員を対象としてRPA説明会を実施し、職員がRPAの機能や特性を理解した上で、RPAを活用すると効果があると考えられる業務の検討を依頼した。

◾️平成31年1月　RPAの活用が可能な13業務が提出される
対象課よりRPAを活用したい業務として13業務が提出される。13業務について詳細な業務ヒアリングを実施し、変更前後の業務フロー及びRPA活用による効果を試算する。

◾️平成31年2月　試行のシナリオ作成
UiPathを利用し、保険年金課13業務のRPAシナリオ作成に着手し、作成が完了したものから順次テストを行い、テスト結果が問題なければ試行を行う。

◾️平成31年4月　試行のシナリオ完成
15業務のRPAシナリオの作成を完了し試行する　（当初予定より2業務増加）。

◾️令和元年5月　RPAの本格導入の実施
試行結果、RPAのシナリオ作成は令和元年5月よりRPAの本格導入を行った。

PoC第一段階

（１）PoC第一段階の目的
PoCとは、前例のない施策や、評価が定まらない新技術を活用するなど、不確実要素が大きいときに実施する実効性の検証作業のことである。
RPAの活用は、当市にとって新しい取り組みであり、効果が見込まれるのか不明な点が多くPoCを実施することとなった。
情報推進課でRPA製品Aを試用し、目的1：RPAとはどのようなものであるのか経験する、目的2：RPAシナリオの作成は容易なのか検証する、目的3：RPAの活用により効果は見込めるのか検証する、という3点をPoCの目的とした。

（２）PoC第一段階の作業手順
　PoC第一段階の作業手順を以下に示す。

1）RPA製品の試用申し込み
RPA製品Aの試用を申し込み利用する（試用期間1ヶ月）
2）対象業務の選定
情報推進課内の業務の中でRPAの活用が可能な業務を選定し、財務会計システムを利用した「部分払いの支出命令伝票の発行業務」を対象に定める
3）RPAシナリオの作成及び実行
対象業務のRPA活用方法の検討としてRPA製品AでRPAシナリオを作成し試行する。
4）PoCの結果を評価する

（３）PoC第一段階で実施した業務
PoCで実行した業務は、情報推進課で毎月行っている支払い業務を対象とした。
1）業務概要
今回対象とした業務は、情報推進課でリース契約などの毎月払いの支出命令の起票業務である。通常、リース契約などの支払いは毎月行われ、支出命令を毎月支払い数分起票する必要がある。情報推進課の毎月払いの支出命令件数は月により異なるが約30件である。
2）現状の業務フロー
現状の業務フローを以下に示す。

(a)、(b)、(c)までの処理は財務会計システムを利用し、支払い数分繰り返し処理を行う。(d)の処理は印刷した支出命令書を職員が内容を確認する作業である。

3）RPA活用後の業務フロー
RPA活用後の業務フローを以下に示す。

現状の業務フローの財務会計システムで処理を行う(a)、(b)、(c)をRPAで処理を行うようにした。RPAで処理を行うためには、入力データがRPAで扱える形式で作成されている必要がある。そのために、エクセルファイルで支払いの対象一覧を作成する処理(A)が追加となった。
支出命令を起票するために必要な情報としては「負担行為番号」、「起票日」、「請求日」、「支払予定日」の4情報であり「起票日」、「請求日」、「支払予定日」は同一日に処理を行う場合は、通常、処理対象全件で共通の値となる。現状の業務フローの(d)の処理はRPA活用後においても変更はない。

4）RPA活用時の作業時間の試算
RPA活用前後の処理時間を下表に示す。

RPAを活用することにより年間作業時間は「17時間」から「3.2時間」となる。年間作業時間「13.8時間」の縮減が可能であると試算した。縮減率としては「81%」と試算した。

5）RPAシナリオ作成時間
RPA製品の取扱い、RPAシナリオの作成は今回初めてであった。RPA製品のインストール、利用方法から習得する必要があり、不明な点がある場合はインターネットを利用し調査して実施することを繰り返したためPoCでのRPAシナリオ作成時間の正確な記録はない。
ただし、何点かRPAシナリオを作成しRPA製品の利用に慣れてきている現時点でこのRPAシナリオを作成した場合を想定するとテストを含め半日から1日あれば作成できると考える。

（４）PoC第一段階の評価
PoC第一段階の目的及び評価を以下に示す。

目的１　RPAとはどのようなものであるのか経験する　
・RPA製品を初めて利用しRPAシナリオを作成し実行した。
・RPAとはどのようなものであるのか把握できた。

目的２　RPAシナリオの作成は容易なのか検証する　
・RPA製品の利用は初めてであったが、対象業務が簡単な業務であったためRPAシナリオの作成、試行が実施できた。
・RPAシナリオの作成はEXCELLのマクロ作成と同等なレベル、というような話を聞くが、今回利用したRPA製品においては、シナリオ作成の方が容易であると感じた。

目的３　RPAの活用により効果は見込めるのか検証する　
・PoCの対象とした業務は定例的ではあるものの膨大な件数を扱うものではなかったが年間作業時間「13.8時間」、縮減率としては「81%」の作業時間の縮減が可能と試算した。
・RPAを利用するために、入力用データの作成が必要になったが、入力データの作成方法を工夫することにより、作業時間の縮減が実現できると考えられた。

PoC第二段階

（１）PoC第二段階の目的
PoC第一段階としてRPAの評価はできた。同時に、RPAの対象とする業務は数多くあると想定したが、実際対象業務がどのくらいあるのか調査するためPoC第二段階を実施することとした。
PoC第二段階では、他の自治体で活用事例がある業務を参考として市民サービスを行っている５課（保険年金課、市民税課、資産税課、債権管理課、市民課）に対して、RPAの説明を行いRPAの機能や特性を理解してもらった上で活用可能な業務の調査を依頼した。

（２）PoC第二段階の作業手順
PoC第二段階の作業手順を以下に示す。

1）RPAの説明
他の自治体でRPA活用事例のある5課に対して各課ごとにRPAの説明を実施し、RPA活用可能な業務の検討を依頼する。
2）RPA活用可能な業務の提出
各課でRPA対象業務の検討を行いRPA対象業務調査表を作成し提出する。
3）対象業務の追加調査
LGWAN接続系ネットワークでのRPA活用業務を調査するために2課（財政課、職員課）を対象に追加調査を実施する。

（３）PoC第二段階の結果
5課から提出されたRPA対象業務調査結果を以下に示す。

各課から提出された対象業務の中には、RPAに適するが導入が困難と思われる業務も散見されたが、この段階ではRPAを活用することが可能な業務がどれくらいあるのか大まかに把握することが目的であったので詳細なヒアリングなどの追跡した調査は行わなかった。

当市のネットワークはセキュリティ対策として「個人番号利用事務系ネットワーク」、「LGWAN接続系ネットワーク」、「インターネット接続系ネットワーク」の3つに分割されている。
5課の業務は「個人番号利用事務系ネットワーク」で実施される業務である。
「LGWAN接続系ネットワーク」を利用する行政内部事務についての対象業務を調査するため2課を追加調査した。

（４）PoC第二段階の評価
目的　RPAの対象業務は庁内にどのくらい存在するのか　
・7課に対して調査を行い、「78業務」、対象業務の年間作業時間「5,783時間」の業務がRPA活用可能であると提出された。（全てRPAの活用が可能か調査していない）
・市役所全体では、かなりの対象業務があるものと推測した。
・PoC第一段階でのRPA活用による業務縮減率を考慮すると、RPAを活用することにより相当数の業務負担の縮減効果が見込まれると推測した。

RPA製品の評価

（１）RPA製品の評価の目的
RPA製品は数多く存在する。その中で、当市の想定する利用に適しているRPA製品を決定するため評価を行った。
RPA製品を簡単に分類すると「設定型RPA」と「プログラミング型RPA」の２種類に分けられる。当市では、職員でRPAを作成することを想定しているため「設定型RPA」のRPA製品を評価の対象とした。

（２）RPAツールの評価結果
「設定型RPA」の製品の中で、２種類のRPA製品を評価した。その結果、当市が想定する利用に関しては「UiPath」の方が優位であると判断した。
下表に評価結果を記す。表中において２種類のRPA製品の名称を「RPA製品A」と「UiPath」と表記する。

なお、本評価は「当市で想定する利用方法に適したものを選定する」という観点で行っており製品の機能の優劣を評価したものではない。

試行

（１）試行の作業手順
PoCの結果を受けRPAの試行を実施した。
RPAの試行の目的は、PoCの結果得られた評価をもとに対象業務を拡大しさらに検証を行い、評価結果の妥当性を再度確認及び立証することとし、試行の作業を通じてRPA活用対象業務の決定までの手順、RPA作成手順、RPA実行手順などRPAを推進し本格稼動させていくための手順を確立することも目的とした。
試行の対象は、保険年金課を対象とした。
保険年金課は、独自でRPAの検討を行っており、7課調査においても多く活用可能な業務を提出しており、RPAの活用に積極的な部署である。
試行の実施手順を以下に示す。

1）RPAの説明会の実施
全職員に対してRPAの説明を実施（のべ3回、21名参加）し、自分が行っている業務でRPAを活用したい業務の検討を依頼する。
2）業務調査票の提出
RPAを活用したい業務について業務調査票を作成し提出を依頼する。保険年金課から13業務が提出された。
3）業務ヒアリング
RPAが活用可能かどうか判断するため、業務調査票に基づき詳細な業務ヒアリングを実施し、13業務全てを対象とすることに決定する。
情報部門で対象業務の業務フロー（現状、RPA適用後）を作成し、導入効果を試算する。
4）RPAシナリオの作成
RPAツールを利用し試行のためのRPAシナリオを作成する。シナリオの作成は13業務を対象とし順次作成する。
5）RPAの試行
RPAシナリオの作成が完了した業務から順次試行する。
最終的には、13業務中の9業務のシナリオを作成する（2業務をRPAの対象外とした、2業務は試行期間中にシナリオの作成が間に合わなかった）。
また、保険年金課の業務として追加で5業務のRPAシナリオを作成する。
最終的に、試行対象RPAシナリオは15業務（保険年金課14業務、情報推進課PoCで作成した1業務）となる。

（２）試行結果のまとめ
平成31年4月末までを試行期間と定め15業務のRPAシナリオを作成し試行を行った。
試行対象の業務の年間作業時間は1,265.3時間であり、RPAを活用することで、職員が行う年間作業時間は187.1時間になり、RPAを活用することにより職員の行う作業時間の1,078.2時間が縮減されるものと試算した。
試行結果の中には、RPA活用による削減時間が数百時間と多いものから数時間のものまで幅広く存在する。これは、RPA作成対象の業務は特に作業時間の大小を考慮しておらず、職員がRPAの活用を希望するもので、技術的な制約がないものであれば、全てを対象としたことが理由である。

（３）試行を行った職員の意見
・定例的な業務の作業時間を削減することができた。
・入力準備のための情報確認作業と入力作業をともにRPA化した業務では、削減効果が高く、毎月4日間必要だった作業が1日でできるようになった。
・削減された作業時間で窓口対応や電話対応の支援を行うことができるようになった。
・削減された時間を利用し、説明用のチラシ（保険税の試算表等）を作成し説明した。窓口業務におけるわかりやすい説明につながったと思う。
・勤務時間内の端末による確認作業や入力作業は、窓口対応や電話対応で中断することが多く、作業効率が悪い上に入力ミスをする危険性を心配していたが、RPA化することによりそのような心配はなくなった。
・RPAを利用することで正確に入力できるという安心感があり、心理的負担が減った。
・入力後の確認を確実に行うことができるため作業品質が上がったと感じる。
・これまで手作業での実施しか選択できなかったが、RPAの利用を前提に業務の処理方法を考えることができるようになった。

（４）試行結果の評価
定量的効果
1） RPAを活用することで、職員の業務負担の縮減効果が見込める
【根拠】1,078.2時間の業務負担の縮減を試算
2） RPAの対象業務は、多く存在する
【根拠】一課で14業務のシナリオを作成し試行した、未作成のシナリオが2業務ある
3） RPAを利用することで大幅な業務負担の縮減が可能となる業務がある
【根拠】毎月４日間必要だった作業が１日でできるようになった（職員の意見）　

定性的効果
1） RPAで処理を行うことにより作業品質が向上する
【根拠】RPAを利用することで正確に入力できるという安心感があり．．．（職員の意見）
【根拠】入力後の確認を確実に行うことができるため作業品質が上がったと感じる（職員の意見）
2） 縮減した業務負担を市民サービスに振り当てることができる
【根拠】削減された作業時間で窓口対応や電話対応の支援を行うことができるようになった（職員の意見）　　　
【根拠】削減された時間を利用し、保険税の試算表等の説明用のチラシを作成し説明した。窓口業務におけるわかりやすい説明につながったと思う（職員の意見）
3） 業務改善を意識した業務の組み立てができるようになった
【根拠】これまで手作業での実施しか選択できなかったが、RPAの利用を前提に業務の処理方法を考えることができるようになった。（職員の意見）

職員の心理的負担軽減効果
1） 業務上の心理的ストレスの軽減
【根拠】勤務時間内の端末による確認作業や入力作業は、窓口対応や電話対応で中断することが多く、作業効率が悪い上に入力ミスをする危険性を心配していたが、RPA化することによりそのような心配はなくなった（職員の意見）
【根拠】RPAを利用することで正確に入力できるという安心感があり、心理的負担が減った。（職員の意見）

本稼動に向けて

（１）RPAの実行体制（一部計画段階の情報を含む）
現時点でのRPAの実行体制として以下のように考えている。将来的には各課で、RPAシナリオを作成し実行していくことが目標である。
利用する端末は、RPA専用のパソコンを設置する。業務実行部署でRPAシナリオの実行を行うために、原則、RPA実行用の専用パソコンを配置する計画である。しかし、実際に配置するかどうかは、RPAの稼働率を考慮し決定する。専用パソコンを配置しない場合は、情報管理部門に共有のRPA実行用パソコンを設置し利用者が共用することを考えている。

情報管理部署
「UiPath Studio」を利用
RPAシナリオの作成、RPAシナリオの修正、RPAシナリオ実行時の事前確認、RPAシナリオ実行時の障害調査及び対応を行う
業務主管部署
「UiPath Robot」を利用
RPAシナリオの実行、RPAシナリオ実行のための処理指示書作成　（ロボット命令書）、ロボット命令書の修正（随時）

（２）持続可能な運用の確立（一部計画段階の情報を含む）
RPAに限らず、情報システムの運用は、年々品質が低下する場合が多い。RPAの実行に関しても同様な傾向が懸念されるため開始当初と同様のレベルの運用を持続するため、運用ルール及び必要となるドキュメントを整備し実行する計画である。

おわりに

（１）最初に立ち戻りRPAの目的を見直してみる
RPAの導入の目的は、職員が実施している定例的な業務をRPAに代替させることにより職員の定例的な業務負担を減少させ、減少した時間を職員でなければ実施できない複雑な業務（例えば、窓口対応などの対人サービスなど）に割り当てることにより、市民サービスの向上を目指すものである。
さらに、RPAを活用することにより、情報システムへのデータ入力間違いの減少や入力結果の確認作業をデータで行うことによる確認漏れの削減など、作業品質の向上を目指すものである。
RPAの試行を終え、再度この目的を見直してみる。
RPAを利用することにより、当初考えていたRPAの導入目的は達成できる、と感じている。さらに、当初想定していなかった「職員の心理的負担軽減」や「業務改善を考えた業務の組み立てが行える」などの想定していなかった効果も見込める、と感じている。

（２）RPAを利用してみて今思うこと
当市におけるRPAの試行は、RPAについて何も知らない状態から始めたものであるが、最終的に15業務のシナリオを作成し試行することができ、1,000時間超の職員の業務負担の縮減時間を試算できた。
その結果、RPAは非常に強力なITツールであると評価し、本格導入を行い対象業務の拡大を図っている状況である。
RPAの効果を最大にするためには、対象業務をRPAに対して最適化することが重要であると考えている。具体的には、RPAの活用を前提とし入力データをどのように準備すれば効率的なのか考える、RPA処理後の結果確認はどのようにすれば効率的か考える、現状の業務をいかにすれば効率的に省力化できるのか考える、ということである。
考えるのは誰か。業務を行っている職員である。
RPAの試行を実施して今思うことは、RPAを推進し持続的に効果を創出するためには、職員自らITツールを活用する「考えるちから」が重要になってくると感じている。
当市は、RPAを全力で推進していくが、推進を成功させるために最も大事にすることは、日々業務を行っている職員の「今の状況を変えようとする考えるちから」であると考えている。

本記事は、別府市ホームページで公開している「RPAの試行結果報告」をnoteに移行したものである。原本は、下記の別府市ホームページを参照してください。